Niet zo lang geleden spraken we een organisatie die al jaren worstelde met hun managementsysteem. "Het voelt als een rituele dans," zei de directeur. "We doen het omdat het moet, maar het levert niets op." Herkenbaar? Dan bent u niet de enige.
Bij Regso geloven we dat managementsystemen en conformiteitsbeoordeling veel meer kunnen zijn dan verstikkende procedures en stapels documenten. Ons belangrijkste gereedschap? Ons gezonde verstand. Want waarom zouden we dingen ingewikkeld maken als het ook eenvoudig kan?
- C.S. Lewis -
Veel organisaties maken van hun managementsysteem een soort officieel protocol. Krampachtig vasthoudend aan regels waarvan niemand meer weet waarom ze er zijn. Maar wat als we het concept anders zouden duiden?
Laten we eerlijk zijn: medewerkers weten beter dan wie ook wat er wel eens misgaat in de praktijk. Ze zitten vol waardevolle informatie waarmee organisaties hun prestaties kunnen verbeteren. Het is aan ons om die informatie naar boven te halen. Niet met wederzijds wantrouwen, maar met wederzijds vertrouwen.
Een managementsysteem implementeren is eigenlijk teambuilding. Maar dan zonder de jaarlijkse bowlingdag. Een team ontstaat als er een veilige omgeving wordt gecreëerd waar successen worden behaald. Met heldere afspraken, eerlijke feedback en oog voor iedereen. Want iedereen denkt mee, doet mee en deelt mee in het succes.
Organisaties krijgen van ons geen bij volledig vooraf ingevuld handboek of kant-en-klare sjablonen. Ook geen dure cursussen voor een licentie.
Wat wij bieden is een degelijk raamwerk met heldere basisprincipes waarmee zij écht aan de slag kunnen. Zie hiervoor ook onze gratis te downloaden ISO 9001 Doe Het Zelf Templates.
Bij ons advies maken gebruik van bewezen methoden, gebaseerd op internationale normen. Door dit raamwerk te combineren met de unieke kracht van de organisatie, bouwen we samen een effectief systeem. Een systeem dat mensen verbindt en samenwerking versterkt.
Net als die organisaties die tijdens de crisis gaandeweg nieuwe werkwijzen bedachten - niet in de tekenkamer, maar gewoon op de werkvloer - geloven wij in de kracht van 'learning-by-doing'. Want de werkelijkheid is niet perfect, en daarom kunnen we altijd leren en verbeteren.
Onze ervaring strekt zich uit over beide kanten van de conformiteitsketen. Enerzijds helpen we organisaties hun managementsystemen op orde te krijgen. Anderzijds ondersteunen we de certificatie-instellingen die deze organisaties beoordelen. Deze unieke positie zorgt ervoor dat we beide perspectieven begrijpen - en dat maakt het verschil.
Of het nu gaat om interne audits bij een productieorganisatie of bij een certificatie-instelling - de principes blijven hetzelfde. Audits hoeven geen rituele dansen te zijn, maar moeten waardevolle gesprekken worden die echt bijdragen aan verbetering.
Bij elk project ontstaan uitdagingen, vaak door dingen die anders lopen dan gepland. Dit biedt kansen om te leren en te groeien. Reflecteren helpt: leer van ervaringen en neem die kennis mee.
Snel de juiste kennis of vaardigheden opdoen is cruciaal. Onze cursussen zijn gebaseerd op praktijkervaringen, inclusief fouten en inzichten. Ze maken je niet perfect, maar bieden een stevige basis en tools om effectiever en zelfverzekerd te werken.
Bovendien hoef je niet zelf alle normen en documenten door te nemen. Dat hebben wij al voor je gedaan.
Voor organisaties die vooruit willen is kwaliteitsmanagement volgens ISO 900 vaak een logische eerste stap. Een logische vervolgstap is ISO 22301. Vooral voor organisaties waar leverbetrouwbaarheid (continuïteit) cruciaal is. Want te laat leveren is meestal het gevolg van een verstoring in het bedrijfsproces - discontinuïteit dus.
Hier ligt onze andere specialisatie. Die onzichtbare wereld van conformiteitsbeoordeling die ervoor zorgt dat consumenten vertrouwen kunnen hebben in producten en diensten. Van CASCO-normen tot accreditatie-eisen - we helpen instellingen hun processen en systemen zo in te richten dat ze betrouwbaar kunnen opereren.
Normen toepassen hoeft niet droog, saai en vooral duur te zijn. Niet als je werkelijk begrijpt wat de intentie is en daar ook naar handelt. Dan levert het gebruik absoluut voordeel op. Normen zijn geen wetten waarin staat hóé organisaties iets moeten doen. Het zijn wereldwijde afspraken over wát moet worden ingericht. Het verschil is cruciaal.
Want binnen die afspraken is er ruimte voor creativiteit, nieuwsgierigheid en vooral: praktische toepasbaarheid. Zoals we eerder schreven: een afwijking is een gratis advies. Net als klachten kunnen we van afwijkingen leren, in plaats van ze als bedreiging te zien.
Misschien ligt de oplossing wel recht voor de neus. Of is deze verrassend anders dan gedacht. Maar eenvoud blijft altijd het doel.
Veel organisaties behandelen risicobeheersing alsof het een statisch proces is. Regels zijn regels, controles zijn controles, afwijkingen zijn gevaarlijk. Maar in de praktijk gaan mensen van nature veel slimmer met risico om dan veel bedrijven toestaan.
Regels hebben een slechte reputatie. Voor velen zijn ze vooral lastig: belemmeringen die vrij ondernemen in de weg staan. 'Regeldruk'. Een belangrijk reden voor veel ondernemers om Nederland te verlaten. Dat beweren ze tenminste.
Onlangs raakte ik in gesprek met een managementsysteem auditor. Altijd leerzaam. Hij beweerde in alle eerlijkheid dat zijn audit nauwelijks reproduceerbaar was, omdat het een "momentopname" zou zijn. Die uitspraak bleef bij me hangen, want ik vraag me af of ik het daar wel mee eens ben.
Een eerlijke markt vereist gelijkwaardige informatie voor alle partijen. Maar zo werkt het in de praktijk vaak niet. Verkopers weten meestal meer over hun producten dan kopers, zeker als het om consumenten gaat. Deze informatieongelijkheid kan worden overbrugd door betrouwbare keurmerken - mits ze daadwerkelijk betrouwbaar zijn.
Ik kom nog wel eens in ingewikkelde discussies terecht over de betekenis van een eis uit een norm. Een discussie is pas interessant als er iets schuurt, maar je moet het wel over hetzelfde onderwerp hebben. Vaak blijkt dat we dezelfde woorden lezen, maar een heel andere interpretatie hebben.
Als enthousiaste voorstander van systeemcertificatie en ervaren 'ontvanger' van certificatie-audits, heb ik onlangs weer een aantal audits meegemaakt. Ik wil graag weer mijn suggesties delen om de kwaliteit van dergelijke audits te verbeteren. Er is namelijk altijd ruimte voor verbetering. Lees verder voor mijn tips en inzichten op basis van de 'best practices' die ik heb mogen zien.
Als je iets wilt weten of iets met mij wilt delen, dan kun je natuurlijk mailen. Of bellen. Of heel 'modern' Zoomen. Dan sta ik je graag te woord. Maar als onze agenda's het toelaten, spreek ik het liefst met je af. In real life. Even écht kennis maken. (Koffie smaakt me trouwens zowel 's ochtends, 's middags als 's avonds prima.)
We zijn bereikbaar op:
e-mail: ronald@regso.nl
telefoon: +31 68 3030 571
LinkedIN: linkedin.com/in/ronaldspruit
En Regso is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer: 59789263
